Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme bilden das Rückgrat vieler Unternehmen und steuern eine Vielzahl essenzieller Abläufe, von der Bestandsverwaltung bis zur Finanzplanung. In den letzten Jahren hat der zunehmende Trend zur Cloud-Technologie jedoch viele Unternehmer dazu veranlasst, die Vorteile von Cloud-Systemen zu überdenken. ERP-Cloud Migration.
Wechsel von On-Premise-ERP Die Migration von Systemen in die Cloud bietet zahlreiche Vorteile, darunter Kosteneffizienz, Flexibilität und eine schnellere Implementierung. Es handelt sich jedoch um eine bedeutende Umstellung, die sorgfältige Überlegung erfordert. Im Folgenden finden Sie fünf wichtige Punkte, die Ihr Unternehmen vor einer ERP-Cloud-Migration berücksichtigen sollte.
Bereitstellung der notwendigen Ressourcen
Vor Beginn des Migrationsprozesses müssen Unternehmen unbedingt sicherstellen, dass sie über die notwendigen Ressourcen verfügen. Dies umfasst sowohl personelle als auch technologische Ressourcen. Das technische Team sollte über die erforderlichen Kompetenzen verfügen, um den Migrationsprozess effizient durchzuführen. Dies kann die Schulung bestehender Mitarbeiter oder die Einstellung neuer Mitarbeiter mit Fachkenntnissen im Bereich cloudbasierter ERP-Systeme beinhalten.
Ebenso wichtig ist die technologische Infrastruktur. Unternehmen müssen ihre bestehende Technologielandschaft analysieren und feststellen, welche Upgrades gegebenenfalls erforderlich sind, um das neue cloudbasierte ERP-System zu unterstützen. Dies kann leistungsstärkere Hardware, schnellere Internetverbindungen und effektive Cybersicherheitsmaßnahmen umfassen. Eine sorgfältige Planung und Vorbereitung dieser Ressourcen trägt zu einem reibungsloseren Übergang in die Cloud bei.
Ermittlung Ihrer Geschäftsanforderungen und wie Cloud-ERP die Probleme lösen kann
Die Ermittlung der Geschäftsanforderungen ist ein entscheidender Schritt im Migrationsprozess von ERP-Systemen in die Cloud. Zunächst gilt es, die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu verstehen. Welche Aufgaben muss Ihr ERP-System erfüllen? Welche Prozesse lassen sich optimieren? Wo liegen die aktuellen Ineffizienzen Ihres bestehenden Systems? Durch die Beantwortung dieser Fragen können Unternehmen klare Ziele für ihr neues Cloud-ERP-System definieren.
Nachdem die Geschäftsanforderungen ermittelt wurden, gilt es im nächsten Schritt zu prüfen, wie ein Cloud-ERP-System bestehende Probleme lösen kann. Ziel ist es, die Funktionen des Cloud-ERP-Systems mit den ermittelten Geschäftsanforderungen in Einklang zu bringen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Schwierigkeiten mit dem Echtzeit-Datenzugriff hat, kann die Fähigkeit eines Cloud-ERP-Systems, jederzeit und von überall aus sofortigen Datenzugriff zu ermöglichen, ein entscheidender Vorteil sein.
Unternehmen sollten zudem die Anpassbarkeit berücksichtigen. Der große Vorteil von Cloud-ERP-Systemen liegt in ihrer Flexibilität, sie an individuelle Geschäftsanforderungen anzupassen. Sie lassen sich je nach Unternehmensgröße skalieren, und spezifische Module können je nach betrieblichen Erfordernissen hinzugefügt oder entfernt werden.
Schließlich sollten Unternehmen auch die langfristigen Auswirkungen der Umstellung auf ein Cloud-ERP-System bedenken. Wie passt es zu den zukünftigen Wachstumsplänen des Unternehmens? Welche Art von Support und Updates bietet der ERP-Anbieter? Indem sie die Zukunft berücksichtigen, können Unternehmen sicherstellen, dass sie ein Cloud-ERP-System wählen, das nicht nur ihre aktuellen Bedürfnisse erfüllt, sondern auch über Jahre hinweg eine wertvolle Ressource darstellt.
Datensicherheit
Datensicherheit ist von größter Bedeutung, wenn man die Umstellung auf ein cloudbasiertes ERP-System erwägt. Da Unternehmen sensible Informationen Drittanbietern anvertrauen werden. Cloud-Service-Anbieter, Sie müssen sicherstellen, dass der gewählte Anbieter über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügt. Dazu gehören Verschlüsselungstechnologien, sichere Datenübertragungsprotokolle, Multi-Faktor-Authentifizierung und Systeme zur Erkennung von Eindringlingen. Es ist außerdem wichtig, die bisherige Datensicherheitsbilanz des Anbieters genau zu prüfen und etwaige frühere Sicherheitsvorfälle sowie deren Behebung zu untersuchen.
Unternehmen sollten als Nächstes die für ihre Branche geltenden Datenschutzbestimmungen berücksichtigen. Verschiedene Branchen, wie beispielsweise das Gesundheitswesen oder der Finanzsektor, unterliegen unterschiedlichen Vorschriften, etwa HIPAA oder DSGVO. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr gewählter Cloud-ERP-Anbieter diese Bestimmungen einhält, um potenzielle rechtliche Komplikationen zu vermeiden. Es ist außerdem unerlässlich, mit dem Anbieter eine klare und umfassende Service-Level-Vereinbarung (SLA) auszuhandeln, die die Verantwortlichkeiten für die Datensicherheit und das Vorgehen im Falle einer Datenschutzverletzung festlegt.
Schließlich sollten Unternehmen den internen Aspekt der Datensicherheit nicht vernachlässigen. Mitarbeiterfehler führen häufig zu Sicherheitslücken, daher müssen Unternehmen in Anwenderschulungen investieren, um Datenmissbrauch zu verhindern. Dies umfasst die Aufklärung der Mitarbeiter über Phishing-Bedrohungen, sicheres Passwortmanagement und die Wichtigkeit regelmäßiger Software-Updates und -Patches. Darüber hinaus sollten Unternehmen strenge Zugriffskontrollen für ERP-Daten implementieren und sicherstellen, dass Mitarbeiter nur auf die für ihre Aufgaben notwendigen Informationen zugreifen können. Dieser Ansatz des Prinzips der minimalen Berechtigungen (PoLP) kann das Risiko interner Datenschutzverletzungen deutlich reduzieren.
Datengravitation des Cloud-ERP-Anbieters
Der Begriff ‘Datengravitation’ beschreibt die Fähigkeit eines Cloud-ERP-Anbieters, große Datenmengen auf seiner Plattform zu erfassen und zu speichern. Für Unternehmen ist es entscheidend, die Datengravitation ihres gewählten ERP-Anbieters zu berücksichtigen. Eine hohe Datengravitation kann von Vorteil sein, da sie bedeutet, dass der Anbieter über die notwendige Infrastruktur verfügt, um große Datensätze effektiv zu verarbeiten. Dies kann zu schnelleren Datenverarbeitungszeiten, robusteren Datenanalysefunktionen und verbesserter Datensicherheit führen.
Hohe Datenmengen können jedoch auch eine Herausforderung für die Datenportabilität darstellen. Wenn ein Unternehmen zukünftig den Anbieter wechseln möchte, kann die Übertragung großer Datenmengen von einer Plattform auf eine andere zeitaufwändig und komplex sein. Zudem können erhebliche Kosten entstehen. Daher sollten Unternehmen vor der Anbieterauswahl dessen Richtlinien und Verfahren zur Datenportabilität genau prüfen. Dazu gehört, wie einfach und wie lange der Datenexport aus dem System funktioniert und in welchen Formaten die Daten exportiert werden können.
Unternehmen sollten sich zudem nach den Datenintegrationsfähigkeiten des Anbieters erkundigen. Nutzt ein Unternehmen mehrere Softwarelösungen, ist eine nahtlose Integration des Cloud-ERP-Systems unerlässlich. Dies gilt insbesondere für Unternehmen mit einer hybriden IT-Umgebung, d. h. einer Kombination aus On-Premise- und Cloud-basierten Systemen. Das ERP-System sollte Daten aus verschiedenen Quellen abrufen, verarbeiten und einheitlich darstellen können. Dadurch lassen sich die betriebliche Effizienz deutlich steigern und umfassendere Geschäftseinblicke gewinnen.
Berücksichtigung der Gesamtbetriebskosten
Die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) sind ein weiterer entscheidender Faktor bei der Auswahl eines Cloud-ERP-Anbieters. Die TCO umfassen alle mit dem System verbundenen Kosten, darunter einmalige Kosten wie Softwarelizenzen, Implementierung und Schulungen sowie laufende Kosten wie Systemwartung, Upgrades und Supportleistungen. Obwohl Cloud-ERP-Lösungen oft niedrigere Anschaffungskosten als On-Premise-Systeme aufweisen, dürfen Unternehmen die potenziell ansteigenden laufenden Kosten im Laufe der Zeit nicht außer Acht lassen.
Darüber hinaus umfasst die Gesamtbetriebskostenrechnung (TCO) auch indirekte Kosten wie die Auswirkungen möglicher Ausfallzeiten auf den Geschäftsbetrieb oder die Kosten für zusätzliche Hardware oder Software, die für den optimalen Betrieb des Systems erforderlich sind. Unternehmen sollten daher eine gründliche TCO-Analyse durchführen, die alle direkten und indirekten Kosten berücksichtigt, um eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung zu treffen.
Schließlich ist es auch wichtig, die Gesamtbetriebskosten (TCO) verschiedener Anbieter zu vergleichen, um den Markt besser zu verstehen. So können Unternehmen eine Cloud-ERP-Lösung finden, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet und sowohl ihren betrieblichen Anforderungen als auch ihren Budgetvorgaben entspricht.
Abschluss
Im Wesentlichen ist die Umstellung auf ein cloudbasiertes ERP-System eine bedeutende und vielschichtige Entscheidung, die sorgfältige Überlegung und strategische Planung erfordert. Durch die genaue Bewertung aller entscheidenden Aspekte – von den betrieblichen Anforderungen und der Datensicherheit bis hin zur Datenlast des Anbieters und den Gesamtbetriebskosten – können Unternehmen eine Lösung wählen, die nicht nur ihre aktuellen Bedürfnisse erfüllt, sondern auch zukünftiges Wachstum und Weiterentwicklung unterstützt. Dieser sorgfältige und umfassende Ansatz ist entscheidend, um das volle Potenzial von Cloud-ERP-Systemen auszuschöpfen und den Weg für höhere betriebliche Effizienz und fundierte Entscheidungen zu ebnen.
